Algemene voorwaarden Fête du Flo

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Fête du Flo: de opdrachtnemer die catering-, styling-, organisatie- en eventdiensten aanbiedt.

Opdrachtgever: de particuliere of zakelijke klant die een offerte aanvraagt, opdracht geeft of overeenkomst aangaat met Fête du Flo.

Event: iedere bijeenkomst, borrel, lunch, diner, feest, cateringopdracht, stylingopdracht of ander evenement waarvoor Fête du Flo diensten levert.

Overeenkomst: de schriftelijke of mondelinge afspraak tussen Fête du Flo en opdrachtgever, waaronder ook een akkoord per e-mail, WhatsApp of ondertekende offerte valt.

Offertebedrag: het totaalbedrag zoals vermeld in de offerte, inclusief eventuele catering, organisatie, styling, materialen, inhuur en overige afgesproken kosten.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van Fête du Flo.

Door akkoord te gaan met een offerte of opdrachtbevestiging verklaart opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn bevestigd door Fête du Flo.

3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Alle offertes van Fête du Flo zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld.

Opdrachtgever kan de offerte binnen 14 dagen na de offertedatum accepteren. Na deze periode vervalt de offerte automatisch, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

De overeenkomst komt tot stand zodra opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft op de offerte. Dit kan door ondertekening, akkoord per e-mail, akkoord per WhatsApp of een digitale bevestiging.

Vanaf het moment van akkoord is de opdracht bindend en is opdrachtgever de overeengekomen aanbetaling verschuldigd.

Na akkoord op de offerte worden de datum, voorbereidingstijd, capaciteit en eventuele externe leveranciers voor opdrachtgever gereserveerd.

4. Prijzen, btw en bijkomende kosten

Prijzen op de website zijn vanafprijzen en bedoeld als indicatie. Aan websiteprijzen kunnen geen rechten worden ontleend.

Voor particuliere opdrachtgevers worden prijzen inclusief btw gecommuniceerd, tenzij schriftelijk anders is vermeld.

Voor zakelijke opdrachtgevers kunnen prijzen exclusief btw worden gecommuniceerd en geoffreerd, tenzij schriftelijk anders is vermeld.

De offerte is altijd leidend voor de uiteindelijke prijs, btw-vermelding, inhoud van de opdracht en eventuele bijkomende kosten.

Transport, parkeerkosten, huurmaterialen, personeel, styling, dranken en andere aanvullende onderdelen zijn meestal niet inbegrepen in de vanafprijzen en worden apart vermeld of doorberekend wanneer deze van toepassing zijn.

5. Aanbetaling en betalingsvoorwaarden

Na akkoord op de offerte is opdrachtgever verplicht een aanbetaling van 50% van het totale offertebedrag te voldoen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

De aanbetaling is verschuldigd vanaf het moment waarop opdrachtgever akkoord geeft op de offerte.

De reservering is pas definitief nadat de aanbetaling door Fête du Flo is ontvangen.

Het resterende bedrag van 50% dient uiterlijk 7 dagen vóór aanvang van het event te zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Wanneer betaling niet tijdig plaatsvindt, behoudt Fête du Flo zich het recht voor om de uitvoering van de opdracht op te schorten of te annuleren, zonder dat opdrachtgever recht heeft op schadevergoeding.

Eventuele extra kosten die tijdens de voorbereiding of uitvoering ontstaan en vooraf zijn afgestemd met opdrachtgever, worden achteraf aanvullend gefactureerd.

6. Wijzigingen in de opdracht en gastenaantallen

Wijzigingen in het aantal gasten, dieetwensen, locatie, planning, invulling of andere onderdelen van de opdracht dienen zo snel mogelijk schriftelijk te worden doorgegeven.

Opdrachtgever heeft tot uiterlijk 7 dagen vóór aanvang van het event de mogelijkheid om het aantal gasten aan te passen, met een maximale afwijking van 10% ten opzichte van het eerder opgegeven en bevestigde aantal gasten.

Wanneer het aantal gasten met meer dan 10% wijzigt, beoordeelt Fête du Flo of deze wijziging nog mogelijk is. Fête du Flo is niet verplicht om wijzigingen boven deze 10% te accepteren.

Een verhoging van het aantal gasten kan leiden tot een aanpassing van het offertebedrag. Eventuele meerkosten worden aanvullend gefactureerd.

Een verlaging van het aantal gasten binnen de toegestane marge van 10% kan worden verwerkt in het definitieve bedrag, tenzij hiervoor al kosten zijn gemaakt, producten zijn besteld of leveranciers zijn vastgelegd.

Wijzigingen die binnen 7 dagen vóór aanvang van het event worden doorgegeven, kunnen niet altijd meer worden verwerkt. In dat geval blijft het laatst bevestigde aantal gasten leidend voor de facturatie.

Fête du Flo zal zich inspannen om wijzigingen te verwerken, maar kan niet garanderen dat alle wijzigingen mogelijk zijn.

7. Annulering door opdrachtgever

Annulering dient altijd schriftelijk te gebeuren, bijvoorbeeld per e-mail.

Na akkoord op de offerte is opdrachtgever de aanbetaling van 50% van het totale offertebedrag verschuldigd.

Bij annulering tot 7 dagen vóór aanvang van het event is opdrachtgever 50% van het totale offertebedrag verschuldigd. Indien de aanbetaling al is voldaan, wordt deze daarmee verrekend.

Bij annulering binnen 7 dagen vóór aanvang van het event is opdrachtgever 100% van het totale offertebedrag verschuldigd.

Ook bij annulering door omstandigheden buiten de schuld van opdrachtgever, zoals ziekte, slecht weer, persoonlijke omstandigheden of onvoldoende opkomst, gelden bovenstaande annuleringsvoorwaarden.

Fête du Flo kan al kort na akkoord kosten maken voor onder meer voorbereiding, planning, inkopen, personeel, bloemen, huurmaterialen, externe leveranciers, transport of maatwerkproducten.

Externe kosten en andere kosten die niet meer kosteloos kunnen worden geannuleerd, gewijzigd of teruggedraaid, komen volledig voor rekening van opdrachtgever en kunnen aanvullend worden doorbelast.

Verplaatsing van het event is alleen mogelijk in overleg en afhankelijk van beschikbaarheid, planning, reeds gemaakte kosten en afspraken met externe leveranciers. Fête du Flo is niet verplicht om een verzoek tot verplaatsing te accepteren.

8. Annulering of wijziging door Fête du Flo

Fête du Flo mag de opdracht annuleren of wijzigen wanneer uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is door overmacht, ziekte, extreme weersomstandigheden, onveilige situaties, leveranciersproblemen of andere omstandigheden buiten de invloed van Fête du Flo.

In dat geval zoekt Fête du Flo waar mogelijk naar een passende oplossing, zoals verplaatsing van het event, een alternatief voorstel of gedeeltelijke uitvoering.

Wanneer Fête du Flo de opdracht volledig annuleert en er geen passend alternatief mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen terugbetaald voor zover daar nog geen kosten tegenover staan.

Fête du Flo is niet aansprakelijk voor aanvullende schade, gevolgschade of kosten die opdrachtgever maakt door annulering of wijziging als gevolg van overmacht.

9. Overmacht

Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte, brand, extreme weersomstandigheden, pandemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, storingen, verkeersproblemen, leveringsproblemen, tekortkomingen van derden, uitval van personeel of andere omstandigheden waardoor Fête du Flo de opdracht niet of niet volledig kan uitvoeren.

In geval van overmacht heeft Fête du Flo het recht de opdracht te verplaatsen, aan te passen of te annuleren zonder verplichting tot schadevergoeding.

10. Aansprakelijkheid

Fête du Flo voert iedere opdracht met zorg en aandacht uit. Toch kan Fête du Flo alleen aansprakelijk worden gehouden voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Fête du Flo.

De aansprakelijkheid van Fête du Flo is te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende opdracht door opdrachtgever is betaald.

Fête du Flo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, teleurstelling, gemiste besparingen of schade door vertraging.

Fête du Flo is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever, zoals verkeerde aantallen gasten, dieetwensen, allergieën, locatiegegevens of planning.

Fête du Flo is niet aansprakelijk voor schade, letsel of verlies veroorzaakt door gasten, leveranciers, locatiehouders of andere derden die niet onder directe verantwoordelijkheid van Fête du Flo vallen.

Opdrachtgever is aansprakelijk voor schade aan materialen, servies, glaswerk, decoratie, apparatuur of andere eigendommen van Fête du Flo of door Fête du Flo ingehuurde derden, voor zover deze schade is veroorzaakt door opdrachtgever, gasten of andere aanwezigen bij het event.

11. Allergieën, dieetwensen en voedselveiligheid

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en schriftelijk doorgeven van allergieën, intoleranties en dieetwensen van gasten.

Allergieën, intoleranties en dieetwensen dienen uiterlijk 7 dagen vóór aanvang van het event definitief aan Fête du Flo te zijn doorgegeven.

Ernstige allergieën dienen door opdrachtgever apart en schriftelijk te worden bevestigd. Fête du Flo en opdrachtgever bepalen in overleg of en op welke manier hiermee verantwoord rekening kan worden gehouden.

Fête du Flo gaat zorgvuldig om met allergieën en dieetwensen en verstrekt allergeneninformatie uitsluitend schriftelijk, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Fête du Flo informeert gasten niet rechtstreeks over allergenen, ingrediënten of dieetopties, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Wanneer allergeneninformatie met gasten moet worden gedeeld, loopt dit via opdrachtgever.

Fête du Flo kan kruisbesmetting niet volledig uitsluiten.

Na levering of presentatie van eten en drinken op locatie is opdrachtgever mede verantwoordelijk voor correcte omgang met de producten, waaronder tijdige consumptie, koeling, hygiëne en opslag.

Fête du Flo is niet aansprakelijk voor gezondheidsklachten wanneer producten later, verkeerd bewaard of buiten de gegeven instructies worden geconsumeerd.

12. Locatie en faciliteiten

Opdrachtgever zorgt ervoor dat de locatie geschikt en toegankelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van benodigde faciliteiten, zoals stroom, water, werkruimte, parkeergelegenheid, laad- en losmogelijkheden, tafels of koeling, tenzij anders overeengekomen.

Wanneer de locatie onvoldoende geschikt blijkt of benodigde faciliteiten ontbreken, kan dit gevolgen hebben voor de uitvoering van de opdracht. Eventuele extra kosten of vertragingen komen voor rekening van opdrachtgever.

13. Transport, regio en parkeerkosten

Het standaard werkgebied van Fête du Flo is tot 30 kilometer vanaf Haarlem. Opdrachten buiten dit werkgebied, waaronder opdrachten verder buiten Haarlem of Amsterdam, zijn alleen mogelijk op aanvraag.

Voor opdrachten binnen 10 kilometer vanaf Haarlem worden geen reiskosten gerekend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Voor opdrachten buiten 10 kilometer vanaf Haarlem kunnen reiskosten en transportkosten worden berekend tegen €0,23 per kilometer, tenzij in de offerte een andere afspraak staat vermeld.

Parkeerkosten, kosten voor laad- en lostijd, parkeervergunningen, ontheffingen en vergelijkbare locatiegebonden kosten komen voor rekening van opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Opdrachtgever zorgt voor een bereikbare en geschikte laad- en losplek bij de locatie. Wanneer dit niet mogelijk is of extra tijd, materialen of hulp nodig zijn, kunnen de extra kosten aan opdrachtgever worden doorberekend.

14. Dranken, alcohol en vergunningen

Fête du Flo levert of schenkt alcoholische dranken alleen wanneer dit uitdrukkelijk is overeengekomen voor particuliere events bij opdrachtgever thuis.

In alle andere gevallen is opdrachtgever, de locatie of een door opdrachtgever ingeschakelde partij verantwoordelijk voor de levering, het schenken en de naleving van regels rondom alcohol.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor leeftijdscontrole en voor het naleven van de wettelijke regels rondom alcoholgebruik door gasten.

Benodigde vergunningen, toestemmingen van de locatie of gemeente, meldingen, ontheffingen en vergelijkbare verplichtingen zijn de verantwoordelijkheid van opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Kurkgeld, servicekosten, glaswerk of andere drankgerelateerde kosten worden alleen berekend wanneer dit vooraf is afgestemd of in de offerte is opgenomen.

Fête du Flo mag het leveren of schenken van alcohol weigeren of stoppen wanneer sprake is van een onveilige, onverantwoorde of wettelijk niet toegestane situatie.

15. Materialen, styling en externe verhuur

Fête du Flo levert servies, glaswerk, bestek, linnengoed, decoratie, vazen, kaarsenhouders, apparatuur of vergelijkbare materialen niet standaard zelf. Wanneer deze materialen nodig zijn, werkt Fête du Flo hiervoor met externe partijen of stylingpartners.

Op materialen van externe partijen of stylingpartners kunnen aanvullende voorwaarden, borgafspraken, retourtermijnen, schoonmaakkosten, transportkosten en schadevoorwaarden van die partijen van toepassing zijn.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade, breuk, vermissing, extreme vervuiling, te late retour of andere extra kosten met betrekking tot materialen die voor het event worden gebruikt, voor zover deze schade of kosten zijn veroorzaakt door opdrachtgever, gasten, de locatie of andere aanwezigen.

Eventuele vervangingswaarde, herstelkosten, schoonmaakkosten, borginhoudingen of andere kosten die Fête du Flo of een externe partij in rekening brengt vanwege schade, vermissing, vervuiling of te late retour, kunnen aan opdrachtgever worden doorbelast.

Bloemwerk dat voor de opdracht wordt geleverd, blijft na afloop bij opdrachtgever en wordt eigendom van opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Stylingmaterialen blijven eigendom van Fête du Flo of van de betreffende stylingpartner, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

16. Externe leveranciers

Fête du Flo kan voor de uitvoering van een opdracht gebruikmaken van externe leveranciers, bijvoorbeeld voor bloemen, drukwerk, verhuurmaterialen, personeel, fotografie, styling of transport.

Fête du Flo selecteert leveranciers met zorg, maar is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van Fête du Flo.

Wanneer opdrachtgever zelf leveranciers inschakelt, is Fête du Flo niet verantwoordelijk voor de kwaliteit, planning of uitvoering van deze leveranciers.

17. Foto’s en promotie

Fête du Flo mag tijdens of na het event foto’s of video’s maken van de setting, styling, catering en sfeerbeelden voor eigen portfolio, website, social media of promotionele doeleinden.

Wanneer opdrachtgever dit niet wenst, dient dit vooraf schriftelijk te worden aangegeven.

Fête du Flo zal geen herkenbare beelden van gasten publiceren zonder toestemming, tenzij opdrachtgever hiervoor vooraf akkoord heeft gegeven.

18. Klachten

Eventuele klachten dienen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na afloop van het event, schriftelijk te worden gemeld.

Fête du Flo krijgt altijd de mogelijkheid om een klacht te onderzoeken en waar mogelijk op te lossen.

Een klacht schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.

Klachten die na 48 uur worden gemeld, kunnen mogelijk niet meer volledig worden beoordeeld.

19. Intellectueel eigendom

Alle concepten, voorstellen, menu’s, stylingideeën, draaiboeken, teksten, moodboards en andere creatieve uitwerkingen van Fête du Flo blijven eigendom van Fête du Flo, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Het is opdrachtgever niet toegestaan deze materialen zonder toestemming te kopiëren, te gebruiken, te delen of door derden te laten uitvoeren wanneer de opdracht niet door Fête du Flo wordt uitgevoerd.

20. Privacy

Fête du Flo verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgever en, voor zover nodig, van gasten voor het opstellen van offertes, het uitvoeren van opdrachten, facturatie, administratie, communicatie rondom het event en, wanneer opdrachtgever zich hiervoor aanmeldt of toestemming geeft, marketing of nieuwsbrieven.

De persoonsgegevens die Fête du Flo kan verwerken zijn onder meer naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer en informatie over allergieën, intoleranties of dieetwensen.

Informatie over allergieën, intoleranties en dieetwensen wordt alleen verwerkt voor de voorbereiding en uitvoering van de opdracht en wordt niet gebruikt voor marketingdoeleinden.

Fête du Flo kan gebruikmaken van externe tools en dienstverleners, zoals formulier-, communicatie-, analyse-, ontwerp-, boekhoud- of administratiesystemen. Persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht, administratie, communicatie, marketing waarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Offerteaanvragen waar geen opdracht uit voortkomt, worden maximaal 1 jaar bewaard, tenzij langere bewaring nodig is vanwege lopende communicatie, een geschil of een wettelijke verplichting.

Klantgegevens, opdrachtgegevens en facturen worden bewaard volgens de geldende administratieve en fiscale bewaartermijnen en de bewaartermijnen die volgen uit het gebruikte boekhoudsysteem.

Opdrachtgever kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens sturen naar info@feteduflo.nl.

21. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten met Fête du Flo is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Wanneer dit niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.